Secondo la legge è opportuno seguire degli standard per la distruzione dei documenti (cartacei e digitali) che contengono dati sensibili, dopo che il periodo di conservazione obbligatoria sia scaduto. Tale “distruzione” non implica la semplice eliminazione del supporto ma bisogna fare in modo di renderlo completamente illeggibile perché non dev’essere sfruttato da da parte di terzi. Questa operazione deve inoltre seguir delle norme ambientali, che impongono l’utilizzo di processi per il corretto smaltimento e il riciclo della carta. Diventa sempre più utile abbracciare la digitalizzazione in modo da rendere i processi più sicuri sotto ogni punto di vista.
Come smaltire i documenti cartacei
Lo spazio di archiviazione non è illimitato perciò a un certo punto, continuare a conservare delle informazioni presenta più costi che vantaggi. L’archivio da documenti che non servono più non permette efficienza e compattezza anzi, ostacola l’efficienza. Tuttavia la documentazione aziendale non è qualcosa che si possa semplicemente eliminare, ma bisogna rispettare innanzitutto la normativa sulla segretezza e tutela della Privacy secondo il Regolamento GDPR (General Data Protection Regulation), per effetto delle norme europee sulla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, o alla libera circolazione dei dati. I documenti ormai obsoleti ma contenenti dati personali devono essere distrutti senza che resti traccia alcuna per evitare il rischio che tali informazioni possano essere utilizzate in maniera illecita in futuro.
La violazione o l’inadempimento delle procedure di sicurezza disposte dalla normativa portano a delle inevitabili sanzioni per il titolare del trattamento dei dati, sia se abbia gestito in prima persona lo smaltimento dei documenti, sia se l’abbia affidato a terzi, a meno che non dimostri di essersi rivolto a un soggetto specializzato che però ha rilasciato una certificazione di avvenuta distruzione a norma.
Distruzione documenti in pochi punti
Per poter distruggere correttamente i documenti bisogna:
- Rispettare gli obblighi di legge
- Tutelare la propria azienda da possibile spionaggio industriale
- Rendere lo smaltimento il più veloce possibile.
Senz’altro bisogna sempre avere a disposizione una macchina distruggi-documenti. Per scegliere la migliore bisogna ovviamente tenere conto delle proprie esigenze di utilizzo e di livello di sicurezza. Meglio sempre scegliere almeno macchine di livello medio, che producono frammenti di piccole dimensioni in modo da impedire di ri-assemblare i pezzi del documento. Ovviamente bisogna tenere conto anche di altre caratteristiche, come:
- rumorosità,
- numero massimo di fogli che la macchina può processare assieme,
- capienza del serbatoio per i frammenti,
- risparmio energetico.
Considerare anche la capacità di trattare materiali diversi dalla carta per distruggere oggetti come carte di credito aziendali o punti metallici e graffette dei documenti in modo da agevolare le procedure.
Conservazione documenti e obblighi di legge
Attenzione perché con l’utilizzo sempre più frequente degli strumenti digitali nell’attività d’impresa, l’obbligo di conservazione si è esteso anche a modelli nuovi, come messaggi di posta elettronica che, se hanno rilevanza giuridica e commerciale, vanno conservati ai fini fiscali. Ci sono delle regolamentazioni che impongono la tenuta di alcuni documenti per poter risolvere eventuali controversie con clienti, lavoratori, fornitori o tra gli stessi soci; interviene però anche la normativa fiscale allungando di molto l’elenco dei documenti da conservare, in modo da rendere possibile all’Amministrazione finanziaria la verifica dell’adempimento degli obblighi tributari.
Per questi motivi, se i documenti non vengono conservati o non sono conservati correttamente ci possono essere gravi penali. Ma quanto dura questo obbligo? La conservazione deve avvenire per massimo 10 anni o fino a scadenza del termine ultimo per l’esecuzione dei controlli. Quindi se è in corso un accertamento fiscale, l’archivio non potrà essere toccato finché la problematica non sarà risolta.
Inoltre non bisogna solo conservare i documenti: bisogna ricordarsi della distruzione dei documenti “esauriti” per proteggere i dati personali dei propri clienti e lavoratori, ma anche eventuali segreti legati all’azienda. In questo modo si risparmia sicuramente spazio, fisico e digitale e si riducono le spese. Il processo di distruzione non porta solo a cancellare il file o la e-mail ma bisogna usare specifici programmi per fare in modo che i dati rimangano irrecuperabili.
Cartaceo vs digitale
Ci sono determinati documenti che vanno necessariamente tenuti su supporto cartaceo con firma originale in calce. Le altre tipologie possono invece rimanere digitali.
La dematerializzazione dell’archivio porta diversi vantaggi:
- abbattimento dei costi di stampa e distribuzione dei documenti;
- riduzione dei costi di archiviazione;
- aggiornamento della documentazione corrente.
Se l’archiviazione digitale la si organizza anche attraverso sistemi di piattaforme cloud, l’accesso diventa ancora più rapido e agevole tra dipendenti o clienti in modo da permettere una reale velocizzazione dei processi aziendali. Con lo spostamento online dell’archivio si permette anche una vera e propria trasformazione digitale dell’impresa per fare prima chiarezza sulle priorità e gli obiettivi dell’eliminazione. Inoltre vi è un aumento delle misure di sicurezza per tutelare un accesso ai dati in maniera più sicura.
Il problema dell’archivio fisico non è semplicemente solo la grandezza degli spazi a disposizione ma ci sono determinati documenti legati dati sensibili che necessitano la progettazione di un’archiviazione a parte, dedicata solo a loro. Questo perché infatti vanno tenuti separati dalle altre categorie di documenti perché devono essere conservati in contenitori con chiusure di sicurezza, perché solo persone autorizzate al trattamento di tali dati ne possano avere effettivamente accesso se necessario. È importante, sempre per i motivi di privacy, adottare misure che impediscano di leggere il nome del cliente nell’archivio.
