La dematerializzazione è il primo passo verso un percorso che abbraccia la sostenibilità. Nella strategia della dematerializzazione, con la gestione documentale elettronica ci mostra come la logica paperless porta a una maggior efficienza complessiva. La piattaforma Arxivar permette questo e molto altro, perché propone un software documentale ideale per ottimizzare processi e attività al fine di migliorare i propri risultati di business.
Dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti: cosa sapere
La dematerializzazione permette di trasformare i documenti da cartacei a digitali, sostituendo gli archivi fisici riducendo al minimo la carta. Bisogna arrivare alla completa digitalizzazione dei documenti per un mondo più sostenibile per tutti, e per farlo è necessario adottare gli strumenti a disposizione in piattaforme evolute che consentono di gestire protocollazione, classificazione e fascicolazione, oltre a permettere la conservazione digitale a norma.
I motivi per cui un’azienda dovrebbe cominciare ad adottare questa prassi sono molteplici e vanno dal risparmio economico su stampa, carta, spazi per gli archivi, alla maggior velocità di gestione e rintracciabilità dei documenti con la possibilità di aumentare la produttività, attraverso un’efficace distribuzione delle informazioni.
Il percorso di digitalizzazione documentale per una maggiore attenzione all’ambiente
Il valore del paperless lo si vede soprattutto sulla riduzione dello spreco di carta e sull’uso minore di toner e stampanti, ma ci sono ulteriori benefici derivanti da dematerializzazione e digitalizzazione in ottica green.
Ci sono tanti strumenti digitali indispensabili come la posta elettronica certificata o le firme digitali e i sigilli elettronici che permettono di non dover necessariamente recarsi in ufficio, dal cliente o in qualunque luogo per siglare contratti o avere autorizzazioni formali dall’azienda. Questo significa velocità nei processi, ma anche un minore impatto sull’ambiente.
La stessa cosa vale anche quando si ha a che fare con gruppi di lavoro composti da team dislocati, oppure con esterni all’impresa. Si attinge con facilità ai documenti da ogni luogo, con la possibilità di modificarli e condividerli in tempo reale con i colleghi, rendendo più veloce il passaggio e annullando i costi ambientali di eventuali trasferte.
Sostenibilità sociale
Scegliere di adottare un approccio del genere consente di promuovere in azienda modelli di lavoro che permettono di sostenere strategie di sostenibilità sociali, che diventano sempre più importanti nelle società odierne.
Con lo smart working ad esempio, ormai sempre più importante nelle moderne realtà aziendali, si riducono molti sprechi. Dopo la pandemia ci si è resi conto di quanto fosse importante avere a disposizione tutto ciò che occorreva per lavorare anche da casa (soprattutto i documenti aziendali). Sperimentato talvolta anche il miglioramento del livello di produttività le aziende si stanno chiedendo se e come mantenere questa possibilità di lavoro. Vuol dire inoltre bilanciare meglio vita privata e professionale e di offrire un ambiente di lavoro che rispetti le esigenze di ognuno, oltre a ridurre l’inquinamento legato ai trasporti.
Inoltre, avere facilmente a disposizione tutto il materiale aziendale, permette anche di mantenere costantemente aggiornato il personale in modo da formare più velocemente le nuove persone, assicurando loro un ambiente più coinvolgente e inclusivo. Questo permette anche di poter verificare maggiore trasparenza in modo da creare un ambiente sicuro in cui scambiarsi informazioni e poter essere reattivi per sfruttare nuove domande del mercato o identificare nuovi trend.
Noi di Arxivar ti possiamo aiutare a aiutare a compiere il tuo percorso di digitalizzazione in maniera semplice e guidata. Un vero e proprio viaggio che parte dalla necessità di rispettare le normative per arrivare alla realizzazione di una azienda che riesca a lavorare bene puntando anche al green e alla sostenibilità.
