Settore utilities nel controllo di gestione aziendale
ARXivar è un software gestionale aziendale in grado di supportare ogni fase dei processi, permettendo di ottimizzare tempi e costi.
Fascicolo cantiere
ARXivar permette di riconciliare tutta la documentazione alla base dell’assegnazione di un cantiere. Un unico flusso di collaboration tra tutti gli attori coinvolti (Utilities, Authority e clienti), integrato agli applicativi in uso (ERP, Legacy, sistemi di controllo) garantisce il monitoraggio di ogni fase del processo e l’immediato reperimento di tutta la documentazione coinvolta.
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Document composition
ARXivar permette di semplificare all’area Legacy la gestione e composizione della documentazione di conclausola al termine dell’aggiudicazione di un appalto. Il processo prevede:
- Composizione guidata del documento.
- Invio automatico alla controparte del documento, per eventuali modifiche e gestione delle revisioni.
- Firma digitale finale.
- Conservazione a norma del documento, per garantirne il valore legale.
Protocollazione comunicazioni in uscita ed entrata
Le comunicazioni ricevute, vengono protocollate dal sistema e, tramite task, assegnate ai gruppi/utenti competenti.
Le caselle di posta elettronica certificata sono automaticamente svuotate e le mail PEC vengono:
- Archiviate con relative ricevute di ritorno associate
- Protocollate automaticamente
- Smistate (per competenza, per conoscenza, assegnazione a singolo utente, assegnazione a gruppo addetti)
ARXivar gestisce l’invio multicanale delle comunicazioni: Via Mail, Via PEC, Via FAX e Via canale tradizione delle Poste Italiane.
Durante l’invio l’operatore può monitorare l’avanzamento delle code d’invio. Se qualche informazione risulta mancante vengono attivati dei workflow per perfezionare i dati di spedizione.
- Composizione del documento tramite modelli predefiniti.
- Flusso approvativo (Resp.Area / Direzione)
- Firma digitale remota
- Protocollazione
- Spedizione singla o multipla a seconda della tipologia del documento
Benefici
Un unico strumento per la gestione dell’intera azienda, indipendentemente dai sistemi terzi da cui provengono le informazioni.
Ottimizzazione dei tempi di generazione dei documenti e del flusso di lavoro grazie a flussi guidati, automatismi e tools di document composition.
Strumenti di controllo e reportistica consentono di avere un’analisi dettagliata delle performance di processi e attività migliorando l’efficienza operativa.
Disponibilità immediata di documenti e informazioni, grazie alla riconciliazione automatica.
Centralizzazione e facilitazione della collaboration: E’ possibile scambiare informazioni tramite chat, link ed email automatiche direttamente nel sistema.
Sicurezza dei dati e dei documenti gestiti: L’impostazione dei livelli di accesso alle informazioni garantisce i giusti parametri di riservatezza e integrità.