Gestione documentale dei processi aziendali
Cos'è e cosa serve?
Un sistema di Gestione Documentale è una soluzione software utilizzata per centralizzare, organizzare e condividere i documenti in sicurezza. All’aumentare della complessità di procedure e normative, cresce la quantità di informazioni da gestire.
Vantaggi della Gestione Documentale
La gestione documentale consente di digitalizzare i processi, gestendo l’intero ciclo di vita del documento in modo organizzato e migliorando l’efficienza di aziende di ogni dimensione. Le caratteristiche di una piattaforma per la gestione documentale efficiente sono:
INTEGRAZIONE
Integrazione ai sistemi utilizzati in azienda per una totale centralizzazione gestionale.
Accessibilità
Accesso smart alle informazioni da qualsiasi luogo e device utilizzato.
SICUREZZA
Un sistema documentale affidabile garantisce i giusti livelli di criptazione dei dati archiviati.
WORKFLOW
Tutti gli step del ciclo di vita di un documento sono gestiti grazie a sistemi automatici.
CONDIVISIONE
Informazioni condivise e controllate grazie all’impostazione dei corretti livelli di accesso.
CONSERVAZIONE
La conservazione digitale è lo step finale per una vera gestione paperless del documento.
ARXivar Next
ARXivar la piattaforma ideale per la gestione documentale
Con ARXivar è possibile :
- Rendere più efficienti i processi di digitalizzazione aziendale grazie a un’unica piattaforma
- Condividere in sicurezza le informazioni attraverso tecnologie avanzate e all’avanguardia
- Ottimizzare la ricerca di documenti aziendali anche da remoto, da qualunque device
- Organizzare flussi operativi efficienti e organizzati attraverso workflow fluidi
ARXivar ti permette di gestire al meglio i tuoi documenti: dalla creazione e archiviazione fino alla conservazione e catalogazione
Approfondisci i vantaggi della gestione documentale con ARXivar
ARXivar è il sistema perfetto per l’organizzazione di documenti e informazioni tramite fascicoli, pratiche o hashtag. In poco tempo renderà efficace la gestione documentale della tua impresa.
Documenti e informazioni di qualunque tipo, inerenti, ad esempio, allo stesso cliente/fornitore, vengono relazionati automaticamente o manualmente tramite l’archiviazione documentale.
ARXivar permette inoltre di collegare documenti e informazioni semplicemente inserendo un #hashtag uguale al loro interno o nei campi pertinenti.
L’archiviazione digitale dei documenti facilita la ricerca e gestione dei documenti rendendoli facilmente fruibili.
ARXivar permette l’archiviazione elettronica di qualsiasi tipo di documento (Word, Power Point, Excel, immagini, fax, video, mail, spool di stampa) proveniente dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza (ERP/Gestionali, rilevazioni presenze, CRM, Sistemi Qualità etc.)
Tutte le informazioni del sistema documentale sono centralizzate e comodamente rintracciabili.
Strumenti di ricerca personalizzabili: file e informazioni reperibili velocemente
Il motore di ricerca di ARXivar è in grado di permettere ricerche su tutti i campi di profilo del documento, su dati anagrafici del mittente/destinatario, su allegati e annotazioni e in tutti i volumi posti in conservazione elettronica, anche in modalità FULL-TEXT.
È possibile personalizzare la griglia dei risultati di ricerca e impostare le ricerche più frequenti.
Con ARXivar è più semplice anche la ricerca di informazioni direttamente nei documenti grazie al sistema OCR
Con il servizio OCR la ricerca documentale direttamente dentro al testo del documento rende tutto più semplice, comprese le scansioni pdf. ARXivar permette di affiancare alla precisione della ricerca tramite metadati la potenza del motore full text.
Trasferimento completo dei documenti (e relativo tracciamento) tramite diversi canali
ARXivar permette l’invio di un documento, a liste di distribuzione preconfigurate, tramite email, servizi di postalizzazione, fax, oppure LINK http o https. Le attività sui documenti sono tracciate per garantirne il controllo.
Integrazione con: MS Exchange | Lotus Domino | MS Outlook | Lotus Notes | Principali Fax Server
Firma i tuoi documenti digitali in digitale ma con la semplicità che ricorda la carta con pieno valore legale e tutti i vantaggi della dematerializzazione.
ARXivar propone diverse soluzioni di firma elettronica, in linea con tutti i principi di sicurezza.
La definizione di firma elettronica è molto ampia e include sia tipologie semplici di sottoscrizione informatica che non utilizzano strumenti in grado di garantire l’autenticità e l’integrità del documento firmato (per esempio la firma in una mail), che sistemi avanzati di firma digitale analoghi per validità legale alla firma autografa.
- Risparmio di tempo: la gestione delle transazioni diventa veloce e pratica (si pensi anche a soggetti geograficamente distanti fra loro);
- Risparmio economico: si riducono i costi di stampa e di spedizione, si ottimizza lo spazio dedicato all’archivio
- Automazione delle procedure: si semplificano i flussi di lavoro in azienda poiché le firme di approvazione si traducono in semplici richieste on line.
ARXivar assicura l’integrità e la riservatezza dei documenti ARCHIVIATI, secondo i requisiti dello standard ISO/IEC 27001
Ogni documento archiviato non è più modificabile. Eventuali revisioni e modifiche sono sempre disponibili. Tutte le operazioni effettuate su un documento sono tracciate nel percorso della scheda documentale.
ARXivar permette inoltre di gestire dettagli di privacy, definendo i permessi di accesso sia a livello di classe documentale che di singolo documento.
Format centralizzati per una documentazione semplice e condivisa
Con ARXivar è possibile generare modelli standard aziendali per la creazione di diverse tipologie di documenti (offerte, carta intestata, moduli qualità, fatture, comunicati stampa) e metterli a disposizione dell’intera azienda. La compilazione dei documenti è guidata e la revisione è monitorata.
Possibilità di creare un archivio autoconsultante a partire da qualsiasi ricerca o visualizzazione di ARXivar
- Esportazione in formato csv e stampa dei risultati di ricerca
- Firma digitale e strumenti di verifica dei certificati direttamente accessibili dall’interfaccia di ARXivar senza dover ricorrere a strumenti esterni
- Modifica massiva sui dati di profilo
- Pannello di anteprima per i principali formati
