Trasformare l’impresa in ottica digitale non è per niente semplice. Ci sono molte aziende che hanno provato ad approcciarsi a un sistema di archiviazione digitale ma non hanno avuto successo, non capendone del tutto l’importanza della trasformazione. Questo passaggio in realtà è fondamentale, vediamo di seguito perché.
Archiviazione digitale: cosa sapere
Non esistono delle vere e proprie linee guida da poter seguire da parte dei dipendenti o da trasmettere grazie a manager e dirigenti. Ci sono tuttavia una serie di approcci e metodologie che è opportuno adottare in base alle proprie esigenze aziendali.
Tutto questo serve a equilibrare le opportunità attuali con i possibili miglioramenti per il futuro. In un mondo sempre più digitalizzato, anche l’azienda deve essere sempre all’avanguardia e poter competere in modo efficace con iniziative digitali e stimolare i dipendenti a convertirsi a nuovi modelli e nuove metodologie di lavoro.
Questa base ha degli elementi fondamentali di riferimento, che sono:
- La strategia digitale per capire come si sta muovendo l’impresa.
- Il modello di business per una strategia adatta alle attività dell’impresa.
- Risorse e gestione per poter gestire il cambiamento e raggiungere l’obiettivo.
Questi punti sono un buon inizio per tutti coloro che vogliono intraprendere un percorso di digitalizzazione aziendale senza fare errori.
Archiviazione aziendale e strategia digitale
Per avviare una strategia digitale efficace, si inizia analizzando i propri punti di forza e affrontando le criticità. In particolare:
- Capire dove si collocano al momento il settore e l’azienda in questione
- Quali sfide si dovranno e vorranno affrontare con la digitalizzazione aziendale
- Valutare le competenze dei propri collaboratori
- Come capire se il cambiamento a lungo termine può dare un contributo innovativo effettivo all’azienda
Per poter affrontare questi punti bisogna avere una visione d’insieme sull’impresa e sulla sua potenziale evoluzione. La trasformazione digitale deve includere alcuni elementi già utilizzati con successo che possono dare diverse opportunità di business per dare all’organizzazione una possibilità di cambiamento.
Il primo passo da fare dopo un’attenta valutazione, è quindi coinvolgere i propri dipendenti per poter migliorare l’attuale attività aziendale. Da qui possono emergere molti spunti per portare con più facilità l’azienda verso il mondo digitale.
L’importanza del modello di business
Le trasformazioni digitali quindi, non riguardano esclusivamente i singoli processi ma dipendono da veri e propri modelli di business.
L’obiettivo principale è quello di generare valore reale per il cliente al fine di migliorare i risultati. In altre parole, non basta semplicemente installare una nuova tecnologia.
Queste trasformazioni diventane veri e propri modi di pensare che si trasformano in cambiamenti nell’approccio verso il cliente, nella digitalizzazione dei servizi e dei prodotti, nell’utilizzo di nuovi modelli di business e nella modifica e nell’aggiornamento dei metodi di lavoro attualmente adottati. I miglioramenti devono dare un valore aggiunto, come gli aspetti che vediamo di seguito.
L’archiviazione digitale e il taglio dei costi
Ovviamente quando si parla di archiviazione digitale si pensa subito alla dematerializzazione. Sicuramente, è ciò permette di diminuire gli spazi necessari per la conservazione cartacea dei documenti con metodo tradizionale. Inoltre, c’è anche un gran risparmio sul consumo di carta e sulle attività di gestione e del loro smistamento. Già semplicemente considerando le sole funzioni che dipendono dall’emissione, dall’invio e dall’archiviazione delle fatture, si possono ridurre i costi per documento di un prezzo davvero vantaggioso. Tra processi di stampa, attività di imbustamento, contratti e fatture stampati e conservazione della propria copia, per ogni foglio si risparmiano sia i soldi per la carta ma anche quelli che non vengono più spesi per altri materiali consumabili e per l’attività di logistica.
Velocità e ottimizzazione
L’archiviazione elettronica dei documenti è perciò un passaggio assolutamente fondamentale per qualsiasi azienda che abbia deciso di dare ai propri collaboratori la possibilità di fare Smart Working. Sia che si lavori da casa o da un hub esterno, che in treno o in aereo o ancora nell’ufficio di un dato cliente, sarà possibile accedere con facilità a qualsiasi documento dal proprio smartphone, dal tablet o dal laptop in modo da semplificare notevolmente la gestione delle attività fuori sede.
Questa semplificazione porta sicuramente a una maggiore praticità data proprio dal fatto di non doversi portare in giro fogli e documenti da riportare in un secondo momento in ufficio. Anche a livello professionale si fa un salto di qualità, basti pensare all’effetto che si fa agli occhi del cliente, presentando al proprio interlocutore un contratto in formato digitale anziché su carta. Un documento pronto da siglare tramite firma elettronica e da inviare subito in azienda per mezzo di un clic e mettere in moto la macchina produttiva in pochi istanti.
Il funzionamento e la riuscita
La vera trasformazione a cui si fa riferimento all’avvio di un piano digitalizzato è quindi ben visibile. Non solo è possibile trasportare sul piano digitale tutti i documenti riducendo lo storage in ufficio grazie a una memoria di archiviazione accessibile e con data protection, si può anche pensare di costruire intorno a questo archivio dei servizi che permettono a tutti gli utenti di creare, salvare, modificare, inviare e condividere qualsiasi tipo di documento sul supporto.
Questi includeranno ovviamente anche gli strumenti che permettono alle aziende di seguire secondo le regole tutti i requisiti per il corretto trattamento dei dati personali, dal Gdpr alle soluzioni più avanzate di riconoscimento delle identità, in modo da poter attivare consensi e firme elettroniche. Grazie all’utilizzo di interfacce user friendly è possibile entrare in possesso anche di alcune licenze di software per archiviazione digitale perfetti per poter soddisfare le esigenze specifiche di una data impresa e della popolazione aziendale.
Importante inoltre lavorare sulla formazione dei nuovi programmi, sia per indirizzare l’innovazione tra i collaboratori disorientati nei confronti dei nuovi metodi a favore dei tradizionali cartacei, sia per sostenere l’intera organizzazione in un processo di trasformazione continuo e innovativo al meglio.
Le infinite potenzialità
La trasformazione che riguarda completamente l’azienda non è solo sul modo di accedere ai documenti ma potrebbe anche coinvolgere l’intero assetto organizzativo, come precedentemente accennato. Una volta digitalizzati i documenti diventano meglio fruibili. Possono quindi essere catalogati in piattaforme analitiche in modo da esplorarne i contenuti con ordine, tracciandone le modifiche sui processi decisionali e approvativi in modo da estrarre le informazioni per come funziona l’organizzazione e il suo andamento.
I risultati che emergono da queste elaborazioni possono essere utilizzati dai dirigenti e dal dipartimento IT, o dagli utenti che ne hanno bisogno, al fine di individuare ciò che non funziona e le opportunità di miglioramento nello svolgimento delle operazioni di routine aziendale e nelle relazioni con colleghi e clienti. Questo è probabilmente uno dei vantaggi più interessanti di un progetto di archiviazione digitale nel suo complesso. Se ben realizzato infatti, migliora la catalogazione dei documenti e la qualità del lavoro, oltre che a dare grandi risultati di business.
La forza del successo
Ricordiamoci infine che tutti i percorsi digitali richiedono modifiche specifiche e complesse, come la disponibilità di nuovi dati e analisi, l’impiego di nuovo personale e la formazione continua.
Le innovazioni digitali riguardano certamente la tecnologia in sé, che è relativamente facile da ottenere. Il successo dei percorsi di digital transformation intrapresi dipende però dall’organizzazione e da quanto interesse ha ad addentrarsi verso nuovi scenari.
Bisogna quindi scommettere su nuove sfide, coinvolgendo nuovi talenti, migliorando le proprie competenze e avvalendosi di nuove conoscenze in modo da avere un approccio maggiormente adattabile.
