La possibilità di ridurre i costi e di ottimizzare le spese può essere un grande vantaggio competitivo per un’azienda. Per raggiungere questo obiettivo, bisogna capire cos’è una frode interna e in che modo adottare misure adeguate. In questo articolo spieghiamo in dettaglio come fare.
Cos’è una frode interna all’azienda?
L’espressione “frode interna” ha definizioni che possono essere molteplici. Di base però si tratta di un insieme di attività che mirano a “gonfiare” la nota spesa del lavoratore in modo da guadagnare qualche euro in più. In molte aziende ci si imbatte spesso ed essendo un costo non giustificato, è bene trovare una soluzione per ridurre il rischio.
La tendenza del lavoratore nel compiere una frode dipende anche dal controllo delle sue spese. Solitamente infatti, molti processi di analisi e revisione delle note spesa sono lenti e costosi, e chi deve supervisionare non può fare un’analisi attenta ma semplicemente prende un estratto e lo analizza. Rimane quindi parziale e/o superficiale.
Visto che manca il controllo approfondito, alcuni dipendenti falsano le loro spese duplicando gli scontrini già inviati o scambiando ricevute con altri lavoratori, ad esempio.
Consigli per ridurre il rischio frode
Politica di spesa e automazione
Per cominciare, serve in azienda un quadro normativo che tutti i dipendenti devono seguire. Questo quadro normativo include un codice etico, condotta, politiche di spesa e molto altro. Avere questi documenti è importante per ridurre al minimo le frodi interne, ma assicuratevi che siano disponibili per tutti.
Lavorare con i team locali per adattare le politiche di spesa e assicurarsi che la soluzione scelta possa essere configurata per rispondere ai requisiti locali di gestione delle spese.
Formazione
A tutti i dipendenti bisognerebbe far seguire una formazione sulla prevenzione delle frodi, qualunque sia il loro ruolo. Dai manager, che saranno responsabili di guidare le aree di controllo fino alle politiche e agli strumenti per ridurre al minimo le frodi.
Denunce
A volte, quando un dipendente scopre un caso di frode interna, può essere difficile per lui o lei segnalarlo. Bisogna quindi offrire ai dipendenti un canale attraverso il quale è possibile segnalare casi in modo anonimo. Diventa efficace rendere più facile per i dipendenti agire correttamente in modo da scoraggiare la maggior parte dei potenziali criminali.
Snellire i processi e analisi
Bisogna infine saper snellire i processi di presentazione e approvazione permettendo ai dipendenti di creare voci di spesa, inserire ricevute e presentare rapporti in tempo quasi reale. La centralizzazione dei processi di spesa e l’utilizzo di business intelligence sono misure che favoriscono l’implementazione di una politica di spesa ottimale.
Come evitare frodi con la digitalizzazione
Il modo migliore e il più efficace per ridurre gli errori e le frodi è con la digitalizzazione dei processi di gestione delle note spese. Il nostro sistema è perfetto per poter registrare ogni importo e ogni giustificativo, senza tralasciare alcuna informazione.
Grazie alle integrazioni, si possono implementare soluzioni personalizzate che portano all’automatizzazione di procedure come il recupero dell’IVA o la riconciliazione bancaria.
Tutti i benefici della digitalizzazione
Oltre a ridurre drasticamente il rischio di errori e frodi, la digitalizzazione della gestione della spesa può apportare numerosi vantaggi alla tua impresa.
Sicuramente tra questi vi è il risparmio di tempo. Non ci saranno ritardi e tempi lunghi per giorni e gli addetti potranno dedicarsi a mansioni diverse perché il processo di raccolta dati e controllo sarà totalmente automatizzato. Inoltre, il risparmio di tempo porta inevitabilmente anche al risparmio di risorse economiche.
