Non basta eliminare la carta dalla propria impresa per poter parlare di digitalizzazione aziendale. Si tratta di un processo complesso ed efficiente: scopri i vantaggi della digitalizzazione aziendale svizzera.
Digitalizzazione aziendale: di cosa si tratta
Il processo tecnologico è diventato molto importante per le aziende, soprattutto nel campo della digitalizzazione dei processi aziendali. Anche se molti titolari e amministratori di aziende pensano che digitalizzare sia semplicemente la conversione di documenti cartacei in elettronici, per conservarli in un archivio – processo meglio conosciuto con il nome di dematerializzazione –, in realtà non è proprio così.
Per digitalizzazione si intende quindi un processo più complesso, che fa parte della digital transformation aziendale e richiede un cambio radicale di organizzazione.
Questa richiede proprio l’uso di tecnologie digitali e dati al fine di ottimizzare e migliorare le attività. Ciò permette di trasformare i processi aziendali per pensare al proprio business in ottica digitale.
Coinvolge perciò tutti i processi di un’azienda e non si focalizza solo sulla trasformazione dei dati cartacei.
Capire quali sono le proprie priorità, gli obiettivi e le criticità e le urgenze di un’impresa è quindi fondamentale. In questo modo si può trovare il software di gestione più adatto a determinate esigenze.
Dovendo quindi dare una definizione, potremmo dire che:
L’espressione digitalizzazione aziendale indica l’utilizzo di tecnologie digitali e dati digitalizzati e nativamente digitali per ottimizzare un business, sostituendo e trasformando i processi aziendali per creare un ambiente in cui le informazioni digitali sono al centro.
Digitalizzazione aziendale svizzera: perché è importante
Questo approccio quindi permette di intraprendere un nuovo modo di fare impresa. L’obiettivo è quello di puntare a un modello economico rinnovato e migliorato rispetto a quello tradizionale. È importante quindi avviarsi verso un cambiamento della visione strategica dell’impresa, al fine di migliorarne gli strumenti, oltre che a intraprendere un pieno coinvolgimento degli attori che ne fanno parte.
La digital transformation include quindi una serie di cambiamenti non solo tecnologici ma anche (e soprattutto) organizzativi, sociali, creativi, culturali e manageriali. Tutti questi mutamenti impattano inevitabilmente sull’intera organizzazione aziendale e devono quindi essere affrontati solo mediante un metodo studiato e una serie di strumenti sviluppati al meglio.
Il manager aziendale è colui che viene coinvolto per primo nel processo di trasformazione digitale di un’impresa. Infatti, serve implementare strategie a breve e medio-lungo termine per creare valore all’interno di una data impresa e per poter raggiungere la piena digitalizzazione, seppur gradualmente, continuando con la propria line ma secondo una visione digital.
Questa attività richiederà quindi l’utilizzo di una serie di cambiamenti che inevitabilmente coinvolgeranno tutto lo staff aziendale in tutti quei processi che comportano l’adozione delle migliori tecnologie all’avanguardia.
Sul territorio svizzero, molte aziende si stanno già avviando verso questa rivoluzione ma, come abbiamo visto, è molto importante agire con strategia e non procedere da improvvisati.
Molto spesso infatti, capita di trovare imprese che, grazie a un approccio innovativo, si affidano a professionisti in grado di implementare efficacemente tutte le soluzioni tecnologiche più adeguate alla storia dell’impresa e ai suoi obiettivi. Al contrario, ci sono invece realtà che, mancando di una guida significativa, limitano le potenzialità della digitalizzazione.
Gli strumenti della digital transformation
Come realizzare quindi quanto appena spiegato? Ci sono strumenti e tecnologie digitali che permettono di ottimizzare i processi. I software di gestione dedicati offrono diverse funzionalità principali. Queste possono essere sintetizzate nel seguente modo:
- Gestione del workflow di produttività;
- Archiviazione elettronica per permettere in tempo reale la conservazione e la consultazione dei documenti;
- Registrazione e controllo di anagrafiche, fatture, ordini, contratti e appuntamenti.
Il programma deve quindi essere funzionale ed efficace. Per farlo deve rispondere a determinati requisiti, ovvero:
- Personalizzazione. Il software deve potersi adattare alle esigenze di ogni azienda. I processi organizzativi di ognuno sono infatti differenti. Per questo è opportuno affidarsi a soluzioni che permettono di adattarsi al meglio a determinate richieste;
- Scalabilità. Con questo termine si intende la capacità dei software di adattarsi alla crescita dell’impresa. Questa infatti muta nel tempo e non rimane mai costante. Dotarsi di soluzioni che permettono di seguire i cambiamenti aziendali è davvero importante;
- Accessibilità. Serve per permettere l’accesso ai documenti su varie piattaforme come computer, tablet e smartphone. Inoltre è fondamentale l’inter-operabilità delle soluzioni, il che significa che i device devono comunicare tra loro, rendendo la connettività aziendale fluida ed efficiente.
Digitalizzazione aziendale svizzera: da dove partire?
Seppur molte organizzazioni stanno cercando di accogliere la digitalizzazione all’interno dell’azienda, non è facile sapersi gestire autonomamente.
L’ambiente aziendale inoltre, è caratterizzato da complessità e incertezza. Ciò può portare a una serie di fattori che possono portare a vedere con distacco le potenzialità del digitale a 360° sul modello operativo della propria organizzazione. Non basta semplicemente risolvere il problema identificando delle strategie che possono contrastare questa visione.
Bisogna invece provare a implementare determinate soluzioni nell’ambito del cambiamento strategico. Il personale va guidato e aiutato a superare determinate paure nei confronti di tutto ciò che è nuovo.
Spesso questo tipo di azione è necessaria per gestire il cambiamento in realtà complesse e molto varie. Le organizzazioni hanno interesse a investire in attività di change management ma spesso non si raggiungono le aspettative prefissate.
Il change management deve essere studiato come vero e proprio processo di cambiamento per avere l’impatto che ci si aspetta. Non è una soluzione improvvisata ma si tratta un progetto pianificato.
Una volta compreso e applicato correttamente, questo sistema diventa un fattore determinante per il successo dei cambiamenti di trasformazione digitale.
I vantaggi della digitalizzazione dei processi aziendali
La digitalizzazione delle imprese, come ribadito, diventa quindi importante nell’efficienza dei processi aziendali, al fine di migliorare l’attività nel complesso.
Consentendo di conservare, archiviare e recuperare i documenti e indirizzandosi verso una produttività digitale, l’azienda diventa più efficiente. Un’impresa che digitalizza i propri processi ha bene focalizzate le proprie attività, e può correggere eventuali problemi relativi al flusso di lavoro con facilità. In questo modo diventa più semplice:
- Prendere decisioni;
- Condividere informazioni;
- Raggiungere più in fretta gli obiettivi;
- Ridurre gli sprechi.
La digitalizzazione aziendale permette anche di creare una migliore collaborazione tra i dipendenti. In questo modo ne risentirà in positivo anche l’efficienza dei processi.
In questo contesto diventa particolarmente importante far comprendere ai propri collaboratori che cos’è il processo di digitalizzazione e come il passaggio da un vecchio a un nuovo sistema organizzativo, migliora anche il loro lavoro.
La digitalizzazione aiuta inoltre a prendere le decisioni in tempi ridotti, senza trascurarne l’efficienza. Digitalizzare significa, in altri termini, raggiungere gli obiettivi aziendali, diventare competitivi e seguire i trend di mercato.
Quali sono gli ostacoli?
La trasformazione digitale è diversa per ogni azienda, ma è comunque spinta da obiettivi comuni: voglia di crescita, esigenze dei clienti e competizione.
Ci sono però degli elementi che rischiano di mettere in crisi la realizzazione di tutto ciò, come ad esempio quando la digital transformation:
- è considerata un fattore di rischio;
- non ha priorità tra gli obiettivi aziendali;
- non tiene in considerazione il comportamento e le caratteristiche delle persone.
La digital transformation inoltre, richiede degli investimenti iniziali di tempo e risorse ed è focalizzato nell’ottenimento di quanto prefissato sul medio e lungo termine.
Molte piccole e medie imprese in Ticino ne hanno tuttavia scoperto il potenziale e si stanno organizzando per ripianificare il proprio lavoro in ottica digitale, affidandosi a professionisti di settore. Per rimanere al passo e saperne di più, non esitare a contattarci!
