Come creare un archivio digitale?

La creazione di un archivio digitale prevede una progettazione iniziale strutturata, che parte dall’organizzazione dei documenti in fascicoli. Bisogna poi inoltre conoscere le regole sui formati, e i procedimenti e i tempi di conservazione. Inoltre, bisogna sicuramente entrare nell’ottica di una cultura digitale innovativa e avere una motivazione che spinga al cambiamento, sia da parte dell’imprenditore, che dei manager, che dei dipendenti.

L’importanza di un archivio digitalizzato: i punti di forza

Un archivio digitale permette una maggior organizzazione e un miglior efficientamento degli spazi a disposizione in ufficio. Il tutto per un notevole risparmio in termini di denaro e di spazio. Affidarsi a un archivio non materiale vuol dire inoltre sapersi evolvere e guardare avanti verso il futuro, senza trascurare ogni aggiornamento a cui l’azienda deve fare attenzione.

La prima cosa da fare è identificare alcuni moduli da cui partire, i quali devono consentire una corretta gestione di ognuno degli step successivi:

• Il sistema deve poter gestire efficientemente differenti canali di comunicazione in ingresso e in uscita, facendo in modo che ogni canale possa fare una pre-elaborazione automatica del documento.
• A questo punto, il sistema deve essere in grado di poter gestire il processo di archiviazione dei documenti elettronici attraverso l’organizzazione dell’archivio corrente. Deve anche saper gestire i flussi integrati che ci sono all’interno dell’organizzazione nel suo complesso.
• L’archivio non può semplicemente eliminare il documento cartaceo sostituendolo con la sua controparte digitale, ma deve conservarlo a norma, seguendo alcune regole fondamentali. Il sistema deve poter infatti gestire il processo di conservazione a lungo termine dei documenti elettronici dando delle regole precise all’archivio, anche per le sezioni di deposito e di storico.
• Il sistema deve garantire un elevato livello di interrelazione con i diversi sistemi informativi dell’ente.
• Infine, il sistema deve essere in grado di gestire il controllo misurato delle performance dei processi amministrativi.

Da qui, emergono dei risultati che determinano importanti e notevoli risultati della dematerializzazione all’interno dell’azienda che decide di adottare un tipo di archiviazione innovativa, trascurando il metodo tradizionale. Quindi:

• La dematerializzazione della documentazione cartacea e tutta la parte di conservazione sostitutiva consente notevoli risparmi che riguardano direttamente la carta ma non solo. Si tratta anche di veri e propri spazi recuperati, che permettono di ridurre gli sprechi di tempo e l’efficienza della ricerca e della presentazione dei documenti.
• La conseguente automazione dei processi di gestione documentale e la stessa dematerializzazione, consentono di migliorare l’efficienza dei processi stessi. Questo perché una migliore efficienza, porta a una notevole riduzione dei tempi di gestione e di evasione della pratica che agevolano tutto il flusso di lavoro.
• Se tutti i documenti presenti in ufficio vengono gestiti digitalmente, diventa più semplice la condivisione delle informazioni che ogni membro dell’azienda può avere, in modo da gestire tutte le informazioni che sono state digitalizzate in maniera abbastanza semplice.
• Avvalersi dei più strumenti di gestione elettronica e di archiviazione dei documenti per la digitalizzazione rispecchia uno strumento di efficienza e trasparenza che contribuisce al miglioramento dell’immagine della propria azienda.
• Infine, permette anche la riduzione dell’impatto ambientale legato al minore utilizzo di carta, al minor consumo energetico e permette una riduzione anche dei rifiuti cartacei.

Cosa fare per creare un archivio digitale

Ecco quindi alcuni step da seguire per la creazione di un sistema di archiviazione efficiente e digitale.

1. Scegliere i file

La prima cosa che si deve fare quando si tratta di creare un archivio digitale è la selezione dei file. Tutto ciò serve a permettere una migliore catalogazione e organizzazione, in modo da creare degli archivi tematici efficienti, che permettano di monitorare anche ordini e pagamenti. Diventerà inoltre più semplice selezionare i file che poi dovranno far parte dell’archivio anche in futuro

2. Scegliere un nome per i file

Inoltre, quando si creano o si archiviano dei file è importante dar loro un nome che rispecchi le seguenti caratteristiche:

• Sia semplice;
• Dia una spiegazione chiara del contenuto del file;
• Rientri in un sistema di nomenclatura.

Un’altra cosa importante da fare quando si ha a che fare con la nomenclatura dei file è inserire la data in cui lo stesso documento è stato creato.

3. Fare delle categorie

Dopo aver scelto e dato un nome ai file si passa alla catalogazione vera e propria. Adesso, bisogna individuare delle categorie in cui individuare con facilità i documenti, in modo da archiviare i diversi documenti in maniera univoca. Quest’operazione serve a rendere efficiente la catalogazione e a migliorare il reperimento dei documenti di cui, di volta in volta, si ha bisogno.

4. Ridurre al minimo ogni tipo di errore

Anche se i sistemi digitali riducono di molto l’errore, è importante affidarsi a software funzionali e di qualità, che si avvalgano dei giusti protocolli informatici in modo da rendere più efficiente l’utilizzo ma anche per migliorarne la sicurezza.

5. Evitare il fai-da-te

Infine, una cosa da non dimenticare in alcun modo. Quando si decide di creare un archivio digitale, non basta semplicemente scegliere un tipo software di archiviazione freeware e provare da soli a utilizzarlo, sperando di riuscire a ottenere buoni risultati. Un’azienda o uno studio hanno bisogno che tutto funzioni senza ostacoli, in modo da rendere più scorrevole il lavoro. Diventa fondamentale quindi dare valore alla corretta digitalizzazione e all’archiviazione dei documenti e si deve fare affidamento su un sistema affidabile e adeguato alle proprie esigenze e che permetta di reperire, in breve tempo, il file che si sta cercando.

Tutto parte da una corretta conservazione

Quindi, in conclusione, si può dire che la corretta conservazione documentale necessita di un lavoro complesso. Bisogna sapere quali sono i propri obiettivi e cosa si vuole raggiungere già dal primo giorno della progettazione. Si tratta di lavorare su un adeguamento di software, e sulla creazione di processi e procedimenti per portare a un’organizzazione che sappia conoscere e gestire i documenti digitali.

Diventa importante insistere sulla informazione della struttura informatica perché così facendo diventa più semplice gestire i documenti che compongono l’archivio e viene garantita una conservazione strutturata e un accesso pulito e sicuro, molto importante soprattutto in ambiente digitale, e quando si mette il tutto a disposizione in internet.

La corretta conservazione arriva quindi solo se si crea un archivio corrente organizzato che possa essere prodotto e gestito in maniera efficiente.